Privacyverklaring

RentSuite is een product van Axiom Solutions B.V., Voltastraat 6, 1446 VC Purmerend. Telefoon +31 85 130 83 55, e-mail info@axiom-solutions.eu.

RentSuite is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het platform zelf (accounts, organisaties, facturatie van het abonnement). Vragen, verzoeken of klachten kun je sturen naar info@axiom-solutions.eu.

Voor de gegevens die jouw organisatie zelf in RentSuite invoert (klanten, contactpersonen, medewerkers, orders) is jouw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en handelt RentSuite als verwerker.

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, inloggegevens (wachtwoord versleuteld opgeslagen door onze authenticatiedienst), rollen en rechten, laatste activiteit.
• Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer, vestigingen/magazijnen, instellingen, abonnement en plan.
• Klantgegevens: bedrijfsnamen, contactpersonen, e-mailadressen, telefoonnummers, bezoek- en afleveradressen, notities, taken en communicatiehistorie.
• Artikel- en voorraadgegevens: artikelen, serienummers, locaties, voorraadmutaties, blokkades, onderhoud en schade.
• Offertes, orders en facturen: regels, prijzen, kortingen, ondertekeningen, betaalstatussen en documenten.
• Exact Online-gegevens: administratienaam en -nummer, relatie- en artikelkoppelingen, verkoopfacturen, betaalstatussen en synchronisatielogboeken, plus versleutelde OAuth-tokens.
• Technische gegevens: logbestanden, IP-adres, tijdstempels en foutmeldingen die nodig zijn voor beveiliging en storingsonderzoek.

• Van jou: alles wat je invoert of importeert (bijvoorbeeld via CSV-import), plus gegevens die je klanten via het klantportaal of het boekingsportaal invullen.
• Door RentSuite: gegevens die automatisch ontstaan bij gebruik, zoals audit- en scanlogboeken, berekende beschikbaarheid en systeemlogs.
• Via OAuth/API: als jij de koppeling met Exact Online activeert, halen we via de officiële Exact-API gegevens op en sturen we facturen door. RentSuite ontvangt daarbij nooit je Exact-wachtwoord: je logt rechtstreeks bij Exact in en wij ontvangen alleen een token.

• Uitvoering van de overeenkomst: het leveren van het platform, accountbeheer, support en facturatie van het abonnement.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing, misbruikbestrijding en verbetering van het product.
• Toestemming: het activeren van de koppeling met Exact Online en optionele e-mailberichten. Toestemming kun je altijd intrekken.
• Wettelijke verplichting: administratie- en bewaarplichten, bijvoorbeeld voor facturen.

We schakelen leveranciers in die uitsluitend in onze opdracht verwerken, op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Lovable Cloud (Supabase): database, authenticatie, bestandsopslag en serverfuncties.
• Hosting- en infrastructuurpartijen: hosting van de applicatie, CDN, DNS en logging die noodzakelijk zijn om het platform te draaien.
• E-maildienst: voor het versturen van transactionele berichten zoals offertes, facturen en herinneringen.
• Betaaldienstverlener: voor het afhandelen van online betalingen en aanbetalingen, indien je die functie gebruikt.
• Exact Online: alleen wanneer jij de koppeling activeert; dan wisselen wij gegevens uit met jouw eigen Exact-administratie.

• Versleuteld transport (HTTPS) en versleutelde opslag bij onze infrastructuurpartij.
• Exact Online-tokens worden versleuteld opgeslagen en zijn niet leesbaar in de gebruikersinterface, logs of exports.
• Autorisatie op rolniveau (onder meer eigenaar, beheerder, verkoop, planning, magazijn, chauffeur, financieel) bepaalt wie welke gegevens ziet en kan wijzigen.
• Tenantisolatie: iedere organisatie heeft een eigen afgeschermde gegevensruimte, die op databaseniveau wordt afgedwongen zodat organisaties elkaars gegevens niet kunnen zien.
• Auditlogboeken van gevoelige handelingen en beperkte toegang voor beheerders.

• Account- en organisatiegegevens: zolang het account actief is.
• Na beëindiging van het abonnement verwijderen of anonimiseren we de gegevens binnen 90 dagen, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders bepaalt.
• Facturen en financiële administratie: 7 jaar, conform de fiscale bewaarplicht.
• Technische logs en auditlogs: doorgaans maximaal 12 maanden.
• Exact-tokens: tot je de verbinding verbreekt of de toestemming intrekt; daarna worden ze verwijderd.

We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken ze niet voor advertenties of profilering door derden. Gegevens worden alleen gedeeld met de hierboven genoemde verwerkers, met partijen die jij zelf koppelt (zoals Exact Online), of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Je kunt de koppeling met Exact Online op elk moment stopzetten via Instellingen > Exact Online > Verbinding verbreken. Daarmee worden de opgeslagen tokens verwijderd en stopt alle uitwisseling met Exact. Gegevens die eerder in jouw Exact-administratie zijn geboekt, blijven daar staan; die beheer je in Exact zelf.

Je hebt recht op inzage, correctie, gegevensoverdraagbaarheid (export), beperking, bezwaar en verwijdering. Stuur je verzoek naar info@axiom-solutions.eu. We reageren binnen één maand. Beheerders kunnen daarnaast zelf exports en verwijderingen uitvoeren via de privacyfuncties in de instellingen. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

RentSuite gebruikt uitsluitend functionele en noodzakelijke cookies en lokale opslag: voor je inlogsessie, beveiliging en het onthouden van voorkeuren zoals de gekozen organisatie. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en plaatsen geen cookies van derden voor marketingdoeleinden. Voor deze noodzakelijke cookies is geen toestemming vereist.

We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer het platform of de wetgeving verandert. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan; bij ingrijpende wijzigingen informeren we actieve gebruikers per e-mail. Vragen? Mail info@axiom-solutions.eu.